Regulamin świadczeń usług

§ 1

Zakres podmiotowy świadczenia usług

Niniejszy Regulamin określa warunki współpracy pomiędzy Omero Sp. z o.o., z siedzibą przy al. Wincentego Witosa 3, 20-315 Lublin, KRS: 0000388745, NIP: 7123251944, REGON: 060778320, zwanym dalej Wykonawcą, a podmiotami gospodarczymi lub osobami fizycznymi, zwanymi dalej Zamawiającym, w zakresie usług wykonywanych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego.

"Zamawiający" i "Wykonawca" zwani dalej też "Stronami".

§ 2

Zakres przedmiotowy świadczenia usług

1. Przedmiotem zawieranej umowy i usług świadczonych przez Wykonawcę w jej ramach jest wykonywanie tłumaczeń pisemnych zwykłych, tłumaczeń pisemnych przysięgłych, tłumaczeń ustnych – symultanicznych, konsekutywnych oraz przysięgłych, obsługa konferencji oraz wszelkie usługi pomocnicze, w szczególności takie jak: obróbka graficzna tekstu, redakcja tekstu, korekta tekstu, przygotowanie tekstu do publikacji, aktualizacja tekstu, opracowanie terminologii, zapewnienie sprzętu do tłumaczeń ustnych, konsultacja językowa, z uwzględnieniem zapisów niniejszego Regulaminu.

2. Zakres przedmiotowy usług zleconych Wykonawcy oraz warunki ich realizacji określa szczegółowo Zamówienie, jakie Zamawiający składa Wykonawcy.

 § 3

Zasady składania zamówień

1. Przed złożeniem Zamówienia strony ustalają zakres, cenę, sposób dostarczenia usługi będącej przedmiotem Zamówienia oraz wszelkie inne informacje niezbędne do należytego wykonania tej usługi.

2. Świadczenie usług przez Wykonawcę odbywa się na podstawie otrzymanego od Zamawiającego Zamówienia na daną usługę.

3. Zamawiający akceptuje Zamówienie poprzez:

a) przesłanie Wykonawcy podpisanego i opieczętowanego formularza Zamówienia w formie faksu lub skanu pocztą elektroniczną, lub składając je osobiście w siedzibie Wykonawcy.

b) przesłanie Wykonawcy zwrotnego potwierdzenia drogą elektroniczną, oświadczenia woli o akceptacji Zamówienia.

4. W celu dochowania warunków wykonania usługi Zamawiający winien dostarczyć złożone Zamówienie najpóźniej do godziny 16:00 w dniu ustalania warunków wykonania usługi. W przypadku opóźnienia w dostarczeniu Zamówienia Wykonawca ma prawo do ustalenia nowych warunków wykonania usługi i przedstawienia ich Zamawiającemu.

5. Wykonawca prześle Zamawiającemu potwierdzenie przyjęcia Zamówienia do realizacji w postaci analogicznej jak dla akceptacji Zamówienia przez Zamawiającego, co stanowi dowód zawarcia umowy i niesie skutek w postaci przystąpienia Wykonawcy do realizacji niniejszego Zamówienia.

6. W przypadku Konsumentów, potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji oznacza zrzeczenie się prawa do odstąpienia od umowy i zgodę na natychmiastowe przystąpienie do jej realizacji. 

§ 4

Warunki wykonywania usług

1. Zamawiający zobowiązuje się do odbioru wykonanego Zamówienia oraz do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia w uzgodnionym terminie.

2. Potwierdzeniem wydania i odbioru przez Zamawiającego wykonanego Zamówienia jest:

a)  W przypadku tłumaczeń pisemnych:

i. Złożenie podpisu przez Zamawiającego na jakimkolwiek z dokumentów potwierdzających wykonanie usługi (np. faktura, paragon, potwierdzenie odbioru na formularzu Zamówienia itp.).

ii. Dokument potwierdzający nadanie przesyłki pocztą lub kurierem na adres wskazany przez Zamawiającego.

iii. Potwierdzenie nadania e-maila (wygenerowane na urządzeniach wykorzystywanych przez Wykonawcę) do Zamawiającego lub na adres przez niego wskazany wraz z załącznikami.

iv. Potwierdzenie elektronicznego odbioru zamówienia generowane poprzez inne systemy informatyczne udostępnione Zamawiającemu.

b) W przypadku tłumaczeń ustnych:

i. Złożenie podpisu przez Zamawiającego na jakimkolwiek z dokumentów potwierdzających wykonanie usługi (np. faktura, paragon, potwierdzenie odbioru na formularzu Zamówienia itp.).

ii. Złożenie podpisu na Karcie Pracy Tłumacza przez Zamawiającego lub osobę przez niego wskazaną.

3. Podstawą zapłaty za wykonaną usługę jest faktura lub paragon wystawiony przez Wykonawcę.

4. Zamawiającemu w terminie nie późniejszym niż 10 dni od dnia wydania przedmiotu zamówienia przysługuje prawo do zgłaszania zastrzeżeń (reklamacji). Po tym terminie uprawnienie to gaśnie. W razie zgłoszenia zasadnych zastrzeżeń przez Zamawiającego co do przedmiotu Zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do dokonania naprawy przedmiotu Zamówienia, zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego.

 § 5

Termin wykonania usługi

Za termin wykonania usługi uznaje się termin określony w Zamówieniu i potwierdzony przez Wykonawcę.

 § 6

Odstąpienie od umowy, wyłączność, odpowiedzialność

1. Zamawiający ma prawo odstąpić od realizacji Zamówienia za jednoczesną zapłatą na rzecz Wykonawcy odstępnego, w następujących wysokościach:

a) w przypadku, gdy Zamówienie obejmowało tłumaczenie pisemne lub inną usługę dodatkową świadczoną przez Wykonawcę, z wyłączeniem tłumaczeń ustnych:

i. wynagrodzenia za rzeczywiście wykonaną pracę oraz do zwrotu innych kosztów poniesionych przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem do świadczenia zamówionych usług, jednak nie mniej niż 20% wartości zlecenia.

ii. 100% wartości Zamówienia, jeśli odwoła usługę tłumaczenia pisemnego lub usługę dodatkową świadczoną w trybie ekspresowym, lub po upływie 50% czasu przewidzianego na realizację Zamówienia.

b) W przypadku, gdy Zamówienie obejmowało tłumaczenie ustne:

i. 10% wartości Zamówienia, jeśli odwoła Zamówienie na 3 dni przed terminem rozpoczęcia tłumaczenia;

ii. 50% wartości Zamówienia, jeśli odwoła Zamówienie na 2 dni przed terminem rozpoczęcia tłumaczenia;

iii. 100% wartości Zamówienia, jeśli odwoła Zamówienie na 1 dzień przed terminem rozpoczęcia tłumaczenia lub w dniu jego rozpoczęcia.

2. Zamawiający zobowiązuje się, że wszelkie ustalenia dotyczące realizowanego Zamówienia podejmować będzie jedynie w drodze bezpośrednich kontaktów wyłącznie z Wykonawcą. Zabrania się prowadzenia przez Zamawiającego jakichkolwiek ustaleń dotyczących Zamówienia bezpośrednio z osobami trzecimi, a w szczególności tłumaczem, podwykonawcą Wykonawcy itp.

3. Jeżeli Zamawiający naruszy zakaz określony w ust. 2 § 6, zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Wykonawcy kary umownej w wysokości 50% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zamówienia.

 § 7

Wykonanie, niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi

1. Usługę będącą przedmiotem Zamówienia uznaje się za wykonaną należycie, jeżeli:

a) została wykonana na stosownym poziomie fachowym,

b) została dostarczona lub była gotowa do przekazania w uzgodnionym terminie.

2. W przypadku wykazania przez Zamawiającego, że wykonane Zamówienie obciążone jest wadami, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego ich usunięcia, w terminie ustalonym z Zamawiającym.

3. W przypadku, gdy wady nie są możliwe do usunięcia, Zamawiający ma prawo żądania kary umownej w wysokości 25% wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia, zaś gdyby wady miały charakter wad istotnych, co zostanie stwierdzone w toku postępowania reklamacyjnego przeprowadzonego w trybie określonym w § 8 Regulaminu, Zamawiający ma prawo żądania kary umownej w wysokości 50% wynagrodzenia netto ustalonego za realizację przedmiotu Zamówienia.

4. W przypadku niedotrzymania terminu wykonania przedmiotu Zamówienia przez Wykonawcę, Wykonawca obniży kwotę wynagrodzenia netto za wykonanie przedmiotu Zamówienia o 5% za każdy dzień zwłoki w wydaniu przedmiotu Zamówienia, w sumie nie więcej jednak niż równowartość 30% wartości wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia. W przypadku opóźnienia w wydaniu przedmiotu Zamówienia przekraczającego 10 dni, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy bez wypłaty wynagrodzenia na rzecz Wykonawcy.

5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z nienależycie wykonanego Zamówienia. W przypadku, gdyby szkoda wywołana niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem przedmiotu Zamówienia przez Wykonawcę przekraczała kwotę ustalonych w Regulaminie dla danej okoliczności kar umownych, Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania do pełnej wysokości szkody z wyłączeniem utraconych korzyści oraz z ograniczeniem zakresu całkowitej odpowiedzialności Wykonawcy związanej z umową do wartości 150% wartości netto umowy.

6. Zamawiający, który wymaga wykonania usług w trybach przyspieszonych bądź ekspresowych rozumie i akceptuje, że Zamówienia takie mogą być wykonywane przez grupę podwykonawców, co może mieć wpływ na jednolitość terminologii.

7.  Wyłączona jest odpowiedzialność Wykonawcy za brak spójności w terminologii użytej w tłumaczeniu w stosunku do terminologii stosowanej przez Zamawiającego, jeśli Zamawiający, ustalając warunki Zamówienia i składając Zamówienie nie wskaże i nie udostępni Wykonawcy terminologii używanej przez Zamawiającego, albowiem w takim przypadku tłumaczenie wykonywane jest na zasadzie użycia słownictwa najbardziej popularnego dla danej dziedziny.

8. Wyłączona jest odpowiedzialność Wykonawcy za przygotowanie tekstu do publikacji oraz brak dodatkowych procesów kontroli i weryfikacji w przypadkach, gdy:

a) Zamawiający nie poinformuje Wykonawcy o przeznaczeniu tekstu do publikacji.

b)  Zamawiający zrezygnuje z dodatkowych procesów zapewnianych w przypadku tłumaczeń przeznaczonych do publikacji. Rezygnacja taka oznacza, że rozumie on i akceptuje ryzyko powstałe wskutek pominięcia procesów stosowanych w przypadku tłumaczeń przeznaczonych do publikacji.

9. Strony nie ponoszą wobec siebie odpowiedzialności z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania swych zobowiązań w wypadku, gdy spowodowane to zostało wystąpieniem okoliczności o charakterze siły wyższej. Za zdarzenia o charakterze siły wyższej, w rozumieniu niniejszego Regulaminu, uważa się: strajki, blokady, awarię systemów komputerowych, zaniki energii elektrycznej, zamachy terrorystyczne, wystąpienie epidemii lub chorób zakaźnych w stopniu wpływającym na utrudnienia w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa Strony dotkniętej skutkami siły wyższej. Strona dotknięta skutkami zdarzeń o charakterze siły wyższej winna niezwłocznie zawiadomić drugą Stronę o ich wystąpieniu i przewidywanym terminie ustąpienia.

 § 8

Reklamacje

1. Wszelkie zastrzeżenia dotyczące niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu Zamówienia Zamawiający jest zobowiązany zgłosić Wykonawcy w ciągu 10 dni roboczych od daty otrzymania wykonanego przedmiotu Zamówienia, przy czym niezgłoszenie wad oznacza, że Zamawiający przyjmuje przedmiot Zamówienia bez zastrzeżeń.

2. Z zastrzeżeniem przepisów prawa dotyczącego konsumentów po upływie terminu określonego w ust. 1 wszelkie uprawnienia Zamawiającego wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu Zamówienia, wygasają.

3. Zastrzeżenia Zamawiającego muszą zostać zgłoszone w formie pisemnej i dostarczone Wykonawcy pocztą elektroniczną, faxem, pocztą lub osobiście. Ponadto Zamawiający jest zobowiązany do wskazania okoliczności, czasu i sposobu odkrycia wad oraz opisu wady. W odniesieniu do tłumaczeń ustnych zgłoszenie wad powinno dodatkowo zawierać nagranie audio lub audio-video.

4. Wykonawca rozpatruje reklamację w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym niż 7 dni roboczych od zgłoszenia przez Zamawiającego zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1.

5. W przypadku wystąpienia między Zamawiającym a Wykonawcą sporu co do wystąpienia wad w wykonanym Zamówieniu, o jakich mowa w § 7 Regulaminu, strony zobowiązują się rozwiązać spór na drodze polubownej, na podstawie niezależnego arbitra, wybranego wspólnie przez obydwie strony z listy biegłych tłumaczy sądowych z terenu kognicji Sądu Okręgowego w Lublinie.

6. Wysokość kary umownej wynikającej z postanowień § 7 ust. 5 Regulaminu uzależniona jest od wyniku oceny dokonanej przez niezależnego arbitra. Koszty sporządzenia opinii niezależnego arbitra pokrywa strona, która w postępowaniu przegra spór.

 § 9

Poufność

1. Z wyjątkiem materiałów powszechnie dostępnych (publikacje prasowe i internetowe, ogólnie dostępne akty prawne itp.) oraz odpowiednich przepisów prawa, wszystkie dokumenty i materiały pomocnicze powierzane przez Zamawiającego oraz treść spotkań tłumaczonych przez tłumaczy ustnych są traktowane jako poufne i nie są w żaden sposób udostępniane osobom trzecim. Wykonawca oświadcza, że wszyscy pracownicy oraz podwykonawcy, którzy angażowani będą do obsługi zleceń Zamawiającego, zawarli z Wykonawcą umowę zobowiązującą ich do zachowania poufności wszelkich informacji pochodzących od Zamawiających. Powyższe ma też zastosowanie do przekazywanych informacji i danych także, gdy nie doszło do zawarcia pomiędzy stronami umowy.

2. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca może dostarczyć odrębny dokument stanowiący zobowiązanie do zachowania poufności.

 § 10

Postanowienia końcowe

1. Regulamin w treści obowiązującej w dacie zawarcia umowy, stanowi element treści zawartej umowy od dnia złożenia Zamówienia.

2. W szczególnych przypadkach Wykonawca, za zgodą Zamawiającego może zastosować inne niż określone w Regulaminie zasady wykonania usługi, z zachowaniem formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

3. Wykonawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w każdym czasie.

4. W sprawach nieuregulowanych przepisami niniejszego Regulaminu mają zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa.

5. Strony umowy potwierdzają, że – w związku z zawarciem Umowy i realizacją starań dla jej zwarcia – znają wynikające z przepisów Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO, Dziennik Urzędowy UE z dnia 4 maja 2016 r., L 119), obowiązki ochrony i zabezpieczenia danych osobowych, jakie zostaną udostępnione w związku z realizacją niniejszej Umowy oraz zobowiązują się do ich realizacji i współpracy przy ich realizacji, w tym do zabezpieczenia i bezwzględnej ochrony pozyskanych danych, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej. Zamawiający potwierdza, że ma wiedzę, iż wykonanie umowy przez Wykonawcę może się wiązać z wykorzystaniem pracy upoważnionych podmiotów współpracujących, co nie może pogarszać standardu ochrony danych i informacji.

6. Wszelkie wynikłe między stronami spory będą rozstrzygane przez właściwy sąd w Lublinie.

7. Regulamin obowiązuje od 1 lipca 2022 r.