Conditions générales de la prestation de services

§ 1

Champ d'application des services

Les présentes conditions générales définissent les modalités de coopération entre Omero Sp. z o.o., dont le siège est situé à al. Wincentego Witosa 3, 20-315 Lublin, KRS : 0000388745, numéro d’identification fiscale (NIP) : 7123251944, REGON [numéro dans le système informatique polonais du répertoire des entreprises] : 060778320, ci-après dénommé Prestataire et les acteurs économiques ou personne physiques, ci-après dénommés Clients, dans le cadre des services exécutés par le prestataire en faveur du client.

« Le Client » et « le Prestataire » sont également désignés ci-après par le terme « Parties ».

§ 2

Champ d'application de la prestation de services

1. L'objet du contrat de services fournis par le Prestataire est la réalisation de traductions écrites ordinaires, traductions assermentées, interprétariats - simultanés, consécutifs et assermentés, de services de conférence et de tous les services auxiliaires, notamment :  traitement graphique de textes, relecture, préparation de textes pour la publication, mise à jour de textes, développement de terminologie, fourniture de matériel d'interprétariat, consultation linguistique, tenant compte des dispositions des présentes.

2. Le champ d'application des services confiés au Prestataire et leurs conditions d’exécution sont précisés en détail dans la Commande que le Client soumet au Prestataire.

 § 3

Passation des commandes

1. Avant de passer la Commande, les Parties conviennent de l'étendue, du prix et du mode de prestation du service faisant l'objet de la Commande, ainsi que de toute autre information nécessaire à la bonne exécution de ce service.

2. La prestation du service par le Prestataire est basée sur la Commande d'un service particulier reçue de la part du Client.

3. Le Client accepte la Commande :

a) en envoyant au Prestataire un bon de commande revêtu de sa signature et cachet par télécopie ou courrier électronique, ou en le déposant en personne au siège du Prestataire

b) en envoyant au Prestataire en guise de confirmation, par courrier électronique, une déclaration d’acceptation de la commande.

4. Afin de respecter les conditions d'exécution, le Client doit passer la Commande au plus tard à 16h00 le jour où les conditions d'exécution sont fixées. En cas de retard dans la passation de la Commande, le Prestataire a le droit de fixer de nouvelles conditions d'exécution du service et de les soumettre à l'acheteur.

5. Le Prestataire envoie au Client une confirmation de l'acceptation de la Commande sous forme similaire à l'acceptation de la Commande par le Client, ce qui constitue la preuve de la conclusion du contrat et a pour effet le démarrage de l'exécution de la Commande par le Prestataire.

6. Pour les Clients, la confirmation de l'acceptation de la commande pour exécution implique une renonciation au droit de rétractation et un accord pour une exécution immédiate.

§ 4

Conditions de la prestation de services

1. Le Client s'engage à récupérer la commande achevée et à verser au Prestataire sa rémunération dans les délais convenus.

2. La confirmation de la délivrance et de la récupération de la Commande par le Client est :

a) Pour les traductions écrites :

i. Signature de l'acheteur sur un quelconque des documents confirmant l'exécution du service (par ex: facture, reçu, accusé de réception sur le bon de Commande, etc.)

ii. Document confirmant l'envoi de la traduction par poste ou par un service de livraison à l'adresse indiquée par l'acheteur.

iii. Confirmation de l'envoi d'un courriel (générée par les équipements utilisés par le Prestataire) au Client ou à l'adresse indiquée par l'acheteur, avec les pièces jointes.

iv. Confirmation de la réception électronique de la commande générée par d’autres systèmes informatiques mis à disposition du Client.

b) Pour interprétariat :

i. Signature de l'acheteur sur un quelconque des documents confirmant l'exécution du service (par ex: facture, reçu, accusé de réception sur le bon de Commande, etc.)

ii. Signature de la Feuille de Travail de l'interprète par le Client ou la personne désignée par lui.

3. Le paiement des services fournis se fait sur la base d'une facture ou d'un reçu émis par le Prestataire.

4. Le Client a le droit de formuler des objections (réclamations) dans un délai maximal de 10 jours à compter de la date de livraison de l'objet de la Commande. Passé ce délai, ce droit n'est plus valable. Si le Client soulève des objections légitimes concernant l'objet de la Commande, le Prestataire est tenu de modifier l'objet de la Commande conformément aux instructions du Client.

 § 5

Délai d'exécution des services

Est considéré comme le délai d'exécution du service la date spécifiée dans le bon de Commande et confirmée par le Prestataire.

 § 6

Résiliation du contrat, exclusivité, responsabilité

1. Le Client a le droit de se désister de l'exécution de la Commande, en versant au Prestataire une indemnité de désistement dont le montant est fixé comme suit :

a) en cas de Commande d’une traduction écrite ou d'un autre service supplémentaire fourni par le Prestataire, à l'exclusion de l'interprétariat :

i. la rémunération pour le travail effectivement réalisé et le remboursement d'autres frais encourus par le Prestataire afin de préparer la prestation des services prévus dans la Commande, mais pas moins que 20 % de la valeur de la Commande.

ii. 100 % de la valeur de la Commande, s'il annule le service de traduction écrite ou le service supplémentaire fourni en express, ou passé 50 % du temps prévu pour la réalisation de la Commande.

b) en cas de Commande d'interprétariat :

i. 10% de la valeur de la Commande si celle-ci est annulée 3 jours avant la date du démarrage de la traduction ;

ii. 50% de la valeur de la commande si celle-ci est annulée 2 jours avant la date du démarrage de la traduction ;

iii. 100% de la valeur de la commande si celle-ci est annulée 1 jour avant ou le jour-même du démarrage de la traduction.

2. Le Client s'engage à ne prendre toutes les dispositions relatives à l'exécution de la commande que par le biais de contacts directs avec le contractant. Le Client s'interdit de prendre des dispositions concernant la commande directement avec des tiers, notamment le traducteur, le sous-traitant du Prestataire, etc.

3. Si le Client enfreint l'interdiction visée à l'article 2, paragraphe 6, il est tenu de verser au Prestataire une pénalité contractuelle s'élevant à 50 % de la rémunération convenue pour l'exécution de la Commande en question.

 § 7

Exécution, inexécution ou mauvaise exécution du service

1. La prestation faisant l'objet de la Commande est considérée comme dûment exécutée si elle :

a) a été effectuée à un niveau professionnel approprié,

b) a été livrée ou était prête à être livrée à la date convenue.

2. Si le Client prouve que la Commande terminée présente des défauts, le Prestataire est tenu d'y remédier immédiatement, dans un délai convenu avec le Client.

3. Si les défauts ne sont pas possibles à supprimer, le Client a le droit de réclamer une pénalité contractuelle s'élevant à 25 % de la rémunération nette convenue pour l'exécution de la Commande en question. Et si les défauts ont un caractère de défauts graves, et si cela est constaté au cours de la procédure de réclamation menée conformément à l'article 8 des Conditions générales, le Client a le droit de réclamer une pénalité contractuelle s'élevant à 50 % de la rémunération nette convenue pour l'exécution de l'objet de la Commande. 

4. En cas de non-respect par le Prestataire du délai d'exécution de l'objet de la Commande, le Prestataire réduira le montant de la rémunération nette pour l'exécution de l'objet de la Commande de 5 % par jour de retard, sans toutefois dépasser au total l'équivalent de 30 % de la valeur de la rémunération nette convenue pour l'exécution de la Commande en question. En cas de retard de livraison de l'objet de la Commande excédant 10 jours, le Client a le droit de résilier le contrat sans verser la rémunération au Prestataire.

5. Le Prestataire est tenu responsable des dommages résultant d'une mauvaise exécution de la Commande. Si le dommage causé par l'inexécution ou la mauvaise exécution par le Prestataire de l'objet de la Commande excède le montant des pénalités contractuelles prévues par les Conditions générales pour la circonstance concernée, le Client est en droit de demander une indemnisation à hauteur du montant total du dommage, à l'exclusion du manque à gagner, la responsabilité totale du Prestataire dans le cadre du contrat étant limitée à 150 % de la valeur nette du contrat.

6. Le Client qui revendique l'exécution des services dans des délais réduits ou express, comprend et accepte que ces Commandes puissent être exécutées par un groupe de sous-traitants, ce qui peut affecter l'uniformité de la terminologie.

7. La responsabilité du contractant en cas d'incohérences de la terminologie utilisée dans la traduction par rapport à la terminologie utilisée par le Client est exclue si le Client, lors de la définition des conditions de la Commande et de la passation de la Commande, omet d'indiquer et de mettre à la disposition du Prestataire la terminologie utilisée par le Client, car dans ce cas, la traduction est effectuée sur la base du vocabulaire le plus commun du domaine en question.

8. La responsabilité du Prestataire dans la préparation du texte en vue de sa publication est exclue et les processus de contrôle et de vérification supplémentaires ne sont pas appliqués dans les cas suivants :

a) La responsabilité du Prestataire dans la préparation du texte en vue de sa publication est exclue et les processus de contrôle et de vérification supplémentaires ne sont pas appliqués dans les cas suivants :

b) Le Client renonce aux procédures supplémentaires prévues pour les traductions destinées à la publication. Ce renoncement implique qu'il comprend et accepte les risques découlant de l'omission des processus appliqués aux traductions destinées à la publication.

9. Les Parties ne sont pas responsables l'une envers l'autre de la mauvaise exécution ou de l'inexécution de leurs obligations si celle-ci est due à des causes de force majeure. Sont considérés comme des cas de force majeure au sens des présentes Conditions Générales: grèves, barrages, pannes de systèmes informatiques, coupures d'électricité, attaques terroristes, épidémies ou maladies infectieuses, dans la mesure où ils entravent le bon fonctionnement des activités de la Partie affectée. La Partie affectée par des événements de force majeure doit notifier sans délai à l'autre Partie la survenance de ces événements et la date prévue de leur cessation. 

 § 8

Réclamations

1. Le Client est tenu de notifier au Prestataire toute réserve concernant l'inexécution ou la mauvaise exécution de l'objet de la Commande dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de l'objet achevé de la Commande, l'absence de notification des défauts signifiant que le Client accepte l'objet de la Commande sans réserve.

2. Sous réserve des dispositions de la législation relative aux consommateurs, à l'expiration du délai indiqué au paragraphe 1, l'ensemble des droits du Client découlant de l'inexécution ou de la mauvaise exécution de l'objet de la Commande s'éteignent.

3. Les réserves du Client doivent être formulées par écrit et remises au contractant par courrier électronique, télécopie, courrier postal ou personnellement. En outre, le Client est tenu d'indiquer les circonstances, le moment et la manière dont le défaut a été découvert et de décrire le défaut. S'agissant de l'interprétariat, la notification des défauts devrait également inclure un enregistrement audio ou audio-vidéo.

4. Le Prestataire traite la réclamation dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les sept jours ouvrables suivant la date à laquelle le Client a formulé les objections visées au paragraphe 1.

5. En cas d'un litige pouvant surgir entre le Client et le Prestataire en matière des défauts dans la Commande réalisée, tel que mentionné au paragraphe 7 des Conditions Générales, les Parties s'engagent à le régler à l'amiable, en le soumettant à un arbitre indépendant choisi conjointement dans le registre des traducteurs assermentés de la zone de compétence de la Cour Régional de Lublin.

6. Le montant de la pénalité contractuelle prévue au paragraphe 7 alinéa 5 des Conditions Générales est fonction du résultat de l'évaluation d’un médiateur indépendant. Les frais liés à l'avis d'un médiateur indépendant incombent à la Partie qui perd le litige.

 § 9

Confidentialité

1. À l'exception des documents généralement disponibles (publications de presse et Internet, actes juridiques librement accessibles, etc.) et de la législation pertinente, l'ensemble des documents et pièces justificatives confiés par le Client et les contenus des réunions traduites par les interprètes, sont considérés comme confidentiels et ne sont en aucun cas mis à la disposition de tiers. Le Prestataire déclare que tous les employés et sous-traitants qui seront engagés pour traiter les commandes du Client, ont conclu un accord avec le Prestataire les engageant à maintenir la confidentialité de toutes les informations venant du Client. Cette disposition s'applique également aux informations et données fournies, même si aucun contrat n'a été conclu entre les Parties.

2. À la demande du Client, le Prestataire peut fournir un document spécifique constituant un engagement de confidentialité.

 § 10

Dispositions finales

1. Les Conditions Générales en vigueur à la date de conclusion du contrat font partie intégrante du contrat conclu à la date de passation de la Commande.

2. Dans des cas particuliers, le Prestataire peut, avec accord du Client, appliquer pour l'exécution d'un service, d’autres principes que ceux spécifiés dans les Conditions Générales, le notifiant par écrit, sous peine de nullité.

3. Le Prestataire se réserve le droit de modifier les Conditions Générales à tout moment.

4. Dans le silence des présentes, il sera fait application des dispositions légales en vigueur.

5. Les Parties au Contrat confirment - dans le cadre de la conclusion du Contrat - connaître les dispositions du Règlement du Parlement européen et du Conseil (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et à l'abrogation de la directive 95/46/CE (RGPD, Journal Officiel de l'UE du 4 mai 2016, L 119), les obligations de protection et de sauvegarde des données à caractère personnel qui seront fournies dans le cadre de l'exécution du présent Contrat et s'engagent à les mettre en œuvre et à coopérer à leur exécution, notamment à sauvegarder et à protéger strictement les données acquises, sauf dispositions contraires. Le Client déclare être conscient que l'exécution du Contrat par le Prestataire peut impliquer le recours aux prestations de collaborateurs autorisés, ce qui ne peut pas compromettre les normes de protection des données et de l'information.

6. Tout litige pouvant survenir entre les parties sera soumis à la compétence des juridictions de Lublin.

7. Les Conditions Générales entrent en vigueur le 1er juillet 2022.